Seit dem KMS vom 11.1.2022 (IV.9-BS4305.0/97/1) ist nun auch die Schulberatung per Videokonferenztool möglich: „Für Beratungsgespräche mittels Videokonferenztool innerhalb der Staatlichen Schulberatung darf ausnahmslos „Visavid“ verwendet werden.“
Der Einsatz von Visavid folgt dabei ganz besonderen Vorgaben, die im KMS genau geregelt sind. Außerdem sind Teilnahme an und Durchführung von Beratungsgesprächen grundsätzlich freiwillig und bedürften der Einwilligung aller Beteiligten (ebenfalls genau im KMS geregelt).
Voraussetzung für den Einsatz von Visavid in diesem Kontext ist der Besuch eines Selbstlernkurses und einer eSession an der ALP Dillingen, in denen u.a. die technische Einrichtung der Videokonferenz aber auch datenschutzrechtliche Grundlagen vermittelt werden.
Zur genauen Umsetzung findet sich in der Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums für Unterricht und Kultus vom 2. Dezember 2021, Az. IV.9-BS4305.0/96 Folgendes:
„Um das nötige Maß an Datensicherheit zu gewährleisten, sind beim Einsatz von Videokommunikationswerkzeugen in der Staatlichen Schulberatung insbesondere folgende technische und organisatorische Anforderungen an die Datensicherheit zu beachten (vgl. Anlage 2 zu § 46 BaySchO, Abschnitt 7 Nr. 3.4):
- Videokommunikationswerkzeuge dürfen zum Zweck der Staatlichen Schulberatungnur von Personen verwendet werden, die die Teilnahme an einem E-Learning-Fortbildungsangebot für die Verwendung von Videokommunikationswerkzeugennachweisen können, bei dem unter anderem die Sicherheitsmaßnahmen für Beratungsgespräche aufgezeigt werden.
- An Beratungsgesprächen können nach ausdrücklicher Zustimmung der bisherigenBeteiligten weitere Personen nach deren Einwilligung teilnehmen.
- Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer an einer konkreten Online-Beratungssitzungwerden von der Beratungslehrkraft bzw. dem Schulpsychologen im Vorfeld festgelegtund eingeladen.
- Für die Videokonferenz wird ein Videokonferenzwerkzeug der für denBeratungsvorgang verantwortlichen Stelle verwendet. Das Videokonferenzwerkzeugwird im Verarbeitungsverzeichnis der verantwortlichen Stelle geführt und genügt den Anforderungen einer für den Einsatz in der Staatlichen Schulberatung durchgeführten Datenschutzfolgenabschätzung.
- Das eingesetzte Videokonferenzwerkzeug verfügt über eine Warteraumfunktion, dievor und während des Kommunikationsvorgangs aktiviert ist.
- Zur Einwahl aller Beteiligten werden personalisierte Links verwendet.
- Initiator und mit Moderatorenrechten ausgestattet ist ausschließlich die für denjeweiligen Beratungsvorgang zuständige Beratungslehrkraft bzw. derSchulpsychologe.
- Die für die Videokonferenz zuständige Person vergewissert sich in geeigneter Weise,dass nur die/der eingeladene(n) Gesprächspartner/-in im Videokonferenzraum istbzw. sind und dass keine unbefugten Dritten an den Endgeräten der Teilnehmerinnenund Teilnehmer die Konferenz mitverfolgen.
- Die zuständige Beratungslehrkraft bzw. der zuständige Schulpsychologe weist alleAnwesenden darauf hin, dass Ton- bzw. Videoaufzeichnungen und Screenshots derVideokonferenz nicht gestattet sind.
- Die zuständige Beratungslehrkraft bzw. der zuständige Schulpsychologe muss fürjede Sitzung einen neuen Videokonferenzraum erstellen (Verbot der Doppelnutzung).
- Personenbezogene Daten werden nach Beendigung der Sitzung aus derTeilnehmerverwaltung des Videokommunikationswerkzeugs, in der Regel durchAuflösung des Konferenzraums, unverzüglich vom Initiator der Konferenz gelöscht.“
Die Schulberatungsstellen erhielten außerdem Vorlagen für Einverständniserklärungen sowie Detailinformationen zum Vorgehen.
Die Regelung umfasst aktuell (Stand 9.2.2022) nur explizit die Schulberatung in Bayern mit Beratungslehrkräften und Schulpsycholog:innen. Der MSD ist tatsächlich weder im KMS noch in der Bekanntmachung explizit genannt.